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Informationsfluss

Den Kontakt unter den Mitarbeiter*innen auch zwischen den Ladensitzungen zu gewährleisten, ist nicht immer einfach. Am besten beschließt die Gruppe nach der kritischen Analyse des Ist-Stands gemeinsame Regelungen für den internen Informationsaustausch.

Ein Organigramm schafft einen Überblick über die Aufgabenbereiche bzw. Arbeitsstrukturen und die entsprechenden Verantwortlichkeiten im Weltladen. Ansprechpartner*innen sind damit klar benannt, was häufig Kommunikationswege verkürzt. Das Organigramm sollte stets aktuell gehalten werden und an einem zentralen Ort für alle zugänglich sein.

Die Zugänglichkeit gilt natürlich für alle aktuellen Mitteilungen und Beschlüsse. Für bestimmte Informationen eignet sich eine Pinnwand. Das Protokoll der letzten Sitzung kann dort ebenso angeheftet werden wie Termine für Aktionen und Fortbildungen sowie wichtige Meldungen. Da es um Informationen für die Mitarbeitenden geht, sollte die Pinnwand außerhalb des Sichtbereichs der Kund*innen hängen. Aber Achtung: Die Infowand nützt nur dann etwas, wenn sie regelmäßig gepflegt wird, weil sonst keine*r mehr durchblickt und im Zettelwald schnell etwas untergeht. Deshalb z.B. das jeweils vorletzte Protokoll in einem extra Sitzungs-Ordner abheften sowie vergangene Termine und veraltete Hinweise sofort abnehmen.

Für Informationen, die bestimmte Arbeitsbereiche betreffen sowie z.B. für Mitteilungen des Weltladen-Dachverbandes und der Lieferanten lieber gesonderte Ablagefächer einrichten, die nach Verfall der Aktualität auch wieder in entsprechende Ordner archiviert oder entsorgt werden sollten. Auch dafür gilt es, Verantwortlichkeiten festzulegen.

Bestimmte Absprachen, besonders wenn sie nur eine kleine Arbeitsgruppe betreffen, laufen wahrscheinlich am besten im persönlichen Gespräch. Bei Informationen an die gesamte Ladengruppe haben einige Weltläden gute Erfahrungen mit regelmäßigen Rundmails, z.B. einer Montagsmail, gemacht. Hier kann über Aktuelles informiert, können Termine und Lücken im Dienstplan bekannt gegeben und für erwartete Lieferungen um Mithilfe gebeten werden. Einige Weltläden machen gute Erfahrungen mit persönlichen Postfächern (z.B. als Hängeregistratur) – um bestimmte Informationen gezielt an Mitarbeiter*innen weiter zu geben und für die Kommunikation der Mitarbeiter*innen untereinander – auch über die direkte Ladenorganisation hinaus.

Trotz gut organisierter interner Kommunikation werden, insbesondere bei neuen Mitarbeiter*innen, immer wieder Fragen auftauchen, die nicht sofort geklärt werden können. Als hilfreich hat sich für den Austausch unter den Mitarbeiter*innen ein gemeinsames Nachrichtenbuch erwiesen. Es sollte von jeder*m gewissenhaft geführt und regelmäßig in die Ladensitzungen integriert werden. Das Nachrichtenbuch betrifft alltägliche Anfragen (eine*r fragt – ein*e Andere*r antwortet) zum Weltladenalltag und sollte zusätzlich zu einer "Gebrauchsanweisung für den Laden" (z.B. Tagesabrechnungen, Kund*innenbestellungen, Umgang mit Reklamationen, Bedienung der Kaffeemaschine) angelegt werden.


Quelle

Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 7 “Ladenorganisation”.

Zum Weiterarbeiten

2018_WL-DV_Fragebogen zur Kommunikation in der Ladengruppe.docx 2018_WL-DV_Fragebogen zur Kommunikation in der Ladengruppe.pdf

Quelle: Wiki-Artikel „Informationsfluss“ von Weltladen-Dachverband e.V. unter einer CC BY 4.0-Lizenz

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Stand: 10/2022

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