Grundsätzlich gilt für alle Gelder, die z.B. in einen Verein fließen, der Zwang, die Mittel zeitnah zu verwenden. Wird dies nicht gewährleistet, wird u.a. die Gemeinnützigkeit gefährdet und es drohen steuerliche Konsequenzen. Die Bedingungen für die Bildung von Rücklagen gemeinnütziger Vereine sind recht eng gesteckt. Allerdings haben die Finanzämter Spielräume bei der Beurteilung von Rücklagen, so dass es vom Einzelfall abhängt, ob bei einer unkorrekten Rücklagenbildung steuerrechtliche Konsequenzen drohen.

Drei Formen der Rücklagenbildung sind möglich:

1. Die Bildung von Rücklagen für sogenannte periodisch wiederkehrende Ausgaben, also z.B. Mieten, allgemeine Verwaltungskosten und Gehälter in Höhe des Mittelbedarfs für einen angemessenen Zeitraum sind zulässig, da dies erforderlich ist, um die steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke zu erfüllen. Auch Spenden dürfen den Rücklagen zugeführt werden.
2. Ansonsten sind nur zweckgebundene Rücklagen erlaubt. Bei zweckgebundenen Rücklagen muss ein schriftliches Protokoll über den Beschluss des Vorstands oder der Mitgliederversammlung bezüglich des Zwecks, der Rücklagenhöhe und der voraussichtlichen Dauer der Rücklagenbildung angefertigt werden. Ein entsprechender Vermerk sollte bei den Jahresabschlüssen gemacht werden.
3. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit der Bildung von freien Rücklagen aus den Erträgen der Vermögensverwaltung, und zwar bis zur Höhe eines Drittels der Vermögenserträge. Beispiel: Die Festgeldzinsen belaufen sich in einem Jahr auf 900 €, d.h. ein Betrag von 300 € (ein Drittel) kann einer freien Rücklage zugeführt werden. Zusätzlich können bis zu 10 % der zeitnah zu verwendenden Mittel (Überschüsse eines Jahres) als freie Rücklagen eingestellt werden.

Quelle

Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 6 “Der Weltladen als Unternehmen”.