Die Sitzungen des Ladenteams sind eine wichtige Plattform für die Weitergabe von Infos, zur Arbeitsverteilung, für Planungen und gemeinsame Entscheidungen hinsichtlich der Organisation der Weltladenarbeit, aber auch zur Beziehungspflege untereinander.

Termin und Rythmus

Ladensitzungen sollten regelmäßig durchgeführt werden, am besten zu einem festen Termin, z.B. jeden ersten Dienstag im Monat. Darauf kann sich jede/r langfristig einstellen und es muss nicht immer wieder neu langwierig nach gemeinsamen Terminen gesucht werden. Wie oft die Ladensitzung stattfindet, hängt davon ab, wie viel an Abstimmungen oder Entscheidungen in der Gruppe für die Arbeit notwendig ist. Auf der einen Seite ist es nicht sinnvoll, öfter zu tagen, als gefasste Beschlüsse in der Zeit zwischen den Sitzungen umgesetzt werden können. Andererseits führen zu lange Zeiträume dazwischen häufig zu Kommunikationsstörungen und tragen dazu bei, dass die Arbeit nicht optimal geplant und ausgewogen im Team verteilt werden kann. Empfehlenswert ist ein Rhythmus von mindestens einem Treffen pro Monat – längere Abstände führen oft dazu, dass sich die Arbeit auf einige wenige konzentriert. Sollte der Zeitraum zwischen den Sitzungen sehr lang und ein fester Termin nicht einzurichten sein, muss auf jeden Fall rechtzeitig eingeladen werden, d.h. mindestens 14 Tage vorher.

Der angegebene Termin sollte dann auch (pünktlich) eingehalten werden. Nichts ist für rechtzeitig erschienene Teilnehmer/innen ärgerlicher als jedes Mal auf zu spät kommende zu warten. Nach und nach wird sich eine Verzögerung des Beginns einschleichen, weil ja ohnehin nichts verpasst werden kann. Also: Anfangen, auch wenn noch nicht alle da sind.

Genauso wie der Beginn sollte auch das Ende des Plenums festgelegt (und eingehalten) werden. Eine Dauer von mehr als zwei Stunden ist nicht zu empfehlen, weil dann die Konzentration (besonders am Abend) schnell nachlässt.

Planung der Sitzung

Eine Sitzung muss inhaltlich und organisatorisch gut vorbereitet sein, damit sie erfolgreich ist und Spaß macht. Vorher muss klar sein, wer die Sitzung vorbereitet: Ist es immer die/der Vorstandsvorsitzende, immer die/der Hauptamtliche oder wechselt die Vorbereitung? Die Hauptsache ist: Alle kennen die Person, die für die nächste Sitzung verantwortlich ist und können gewünschte Tagungsordnungspunkte (TOPs) vorher anmelden. Für die Aufstellung der Tagesordnung sind als erstes die Punkte zu sammeln, die zur Sprache kommen sollen. Danach ist zu klären, welches Ziel mit den einzelnen Themen verfolgt wird: Sollen mit dem Punkt Informationen weitergegeben, Aufgaben verteilt oder Entscheidungen vorbereitet und herbeigeführt werden? In diesem Zusammenhang sollte gleich festgelegt werden, wer den jeweiligen TOP vorstellt bzw. ins Thema einführt.

Besonders wichtig ist die zeitliche Planung. Die Dauer der einzelnen TOPs muss großzügig genug, aber auch angemessen eingeschätzt werden. Es ist z.B. nicht realistisch, für jeden Punkt pauschal 10 Minuten anzusetzen. Wenn die voraussichtliche Dauer der TOPs geklärt ist, müssen oft Prioritäten gesetzt werden, weil nicht alles innerhalb von zwei Stunden behandelt werden kann. Auf die Tagesordnung sollten auf alle Fälle die ganz dringenden und die ganz wichtigen Themen. Nach der Zuordnung des Zeitrahmens für die dringlichen und wichtigen Punkte lässt sich leicht erkennen, wie viel Raum noch für die restlichen Themen bleibt und was nicht ausreichend besprochen und deshalb sinnvollerweise an anderer Stelle bearbeitet werden muss. Danach sollten die Punkte in eine sinnvolle Struktur gebracht werden. Routineangelegenheiten kommen an den Anfang der Tagesordnung, daran schließen sich offene Punkte aus der letzten Sitzung an, die anhand des Protokolls zu identifizieren sind. Im Hauptteil der Sitzung haben die dringlichen und wichtigen Themen Platz. Das wichtigste von ihnen muss nach vorn. Es ist nicht gut, wichtige Dinge zu besprechen, wenn die ersten bereits unkonzentriert sind oder aufbrechen. Am besten ist es, möglichst wenige große Punkte pro Sitzung vorzusehen. Grundsatzthemen und größere strategische Entscheidungen gehören sinnvollerweise nicht in die normale Ladensitzung, sondern sollten extra verhandelt werden (ganz- oder halbtägige Treffen).

Zum Abschluss der Tagesordnung am besten noch Platz zum Sammeln von Themen für die nächste Besprechung einplanen.

Optimal ist, wenn die Tagesordnung im Vorfeld bekannt gegeben wird, damit alle die Möglichkeit haben, (begründet und vorbereitet) Ergänzungen zu machen. Sollte ein Aushang oder eine Einladung zum Treffen nicht möglich sein, muss die Tagesordnung zu Beginn der Sitzung vorgestellt und diskutiert werden. Sehr hilfreich ist die Visualisierung der Tagesordnung an einem Flipchart oder mittels einer gedruckten Version, die allen vorliegt. So können z.B. alle abschätzen, wie viel Zeit man noch gemeinsam auf einen TOP verwenden kann.

Vor der Ladensitzung ist ebenfalls zu klären, wer die Gesprächsleitung (Moderation) übernimmt und wer das Protokoll führt. Ein knappes Ergebnisprotokoll ist häufig ausreichend und nutzungsfreundlicher als ein umfangreiches Verlaufsprotokoll.

Nicht zuletzt spielt für die Stimmung und den Erfolg einer Sitzung auch der Rahmen eine entscheidende Rolle. Dabei sollte ein gutes Mittelmaß aus Arbeitsatmosphäre und Gemütlichkeit aufkommen. Für bestimmte Sitzungen wird Technik (Beamer) oder Moderationsmaterial (Flipchart, Pinnwand, Karten, Stifte) benötigt, was rechtzeitig vorher besorgt werden muss. Ein angenehmer Raum und die Bereitstellung von Getränken steigern ebenfalls das Wohlbefinden beim Tagen.

Checkliste

1. Ist die Tagesordnung festgelegt, mit Zielsetzung und Verantwortlichkeiten für die Inputs der einzelnen Punkte (TOPs)?
2. Sind ein Gesamtzeitrahmen für die Sitzung mit sinnvoller Zeiteinteilung für die einzelnen TOPs sowie ausreichend Pausen bei längeren Treffen festgelegt (max. 90 min am Stück)?
3. Ist ein Raum für die Sitzung organisiert, der ausreichend groß und für das Treffen geeignet ist (z.B. geschützt vor äußeren Störungen)?
4. Sind allen Teilnehmer/innen Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung bekannt (Einladung)?
5. Sind alle für die Sitzung nötigen Arbeitsmaterialien und technischen Hilfsmittel bereit? (Flipchart, Stifte, Pinnwand, Karten, Kleber, Beamer und Laptop, Overheadprojektor etc.)
6. Liegen alle inhaltlichen Unterlagen und Materialien vor, die für die Sitzung gebraucht werden (z.B. um eine Entscheidung zu fällen)?
7. Ist für Essen und Getränke gesorgt (je nach Länge der Sitzung)?
8. Ist geklärt, wer die Sitzung leitet (Moderation) und wer das Protokoll schreibt?

Die Sitzung

Sitzungen sind (auch) soziale Ereignisse. Kurze Phasen für "Klönschnack" davor und danach sollten deshalb eingeplant werden und dienen der notwendigen Beziehungspflege. Viele Mitarbeiter/innen sehen sich nur zu den Teamsitzungen, wenn sie nicht gemeinsam Ladendienst machen oder Aktionen durchführen.

Die eigentliche Sitzung sollte dann aber so konsequent wie möglich anhand der im Vorfeld erstellten Tagesordnung geleitet werden. In der Diskussion muss das Ziel der einzelnen Punkte – Information, Aufgabenverteilung, Entscheidungsvorbereitung (Meinungsbild) oder Entscheidung – immer im Blick bleiben und der zeitliche Rahmen so gut wie möglich eingehalten werden. Wenn ein Thema wider Erwarten doch mehr Zeit braucht, ist zu klären, wie mit dem Punkt weiter umgegangen wird: Kann das Thema evtl. in eine Arbeitsgruppe delegiert werden, muss es auf die nächste Tagesordnung oder braucht es mehr Raum und deshalb ein extra Treffen?

Ist es aus irgendeinem Grund nicht möglich, beim Thema zu bleiben, gilt: Störungen haben Vorrang. Was bringt uns immer wieder vom Thema ab? Schlummert dort ein Konflikt, der das gemeinsame Arbeiten anstrengend macht? Welche Absprachen müssen wir vorher treffen, bevor wir den TOP behandeln können? Handelt es sich aber um eine Angelegenheit von einzelnen Personen, kann die Gruppe auf eine informelle Klärung zwischen den Beteiligten drängen. Weiterhin ist zu beachten, dass jede/r in der Gruppe zu Wort kommt und Gelegenheit hat, sein/ihr Anliegen (wenn es zum Thema gehört) vorzubringen. Dazu kann auch gehören, sehr dominante Redner/innen freundlich, aber bestimmt zu begrenzen und zurückhaltende zu ermutigen. Das verlangt das Geschick der Gesprächsleitung.

Das Protokoll muss allen möglichst schnell nach der Sitzung zugänglich gemacht werden, ob an der Pinnwand oder per Rundmail. Ansonsten haben sich bestimmte Aufgaben in der Zwischenzeit schon erübrigt.

Spezielle Treffen oder Workshops

Grundsatzdiskussionen, Planungsprozesse und strategische Entscheidungen oder auch die Beschäftigung mit der Arbeitsorganisation im Team brauchen Zeit und Raum und sollten deshalb im Rahmen von extra Treffen verhandelt werden. Für diese Workshops gilt in ganz besonderem Maße, dass sie sehr gut vorbereitet sein müssen und rechtzeitig mit einer Tagesordnung dafür eingeladen wird. Am besten ist es, mit der Einladung auch gleich die Bitte um vorherige Anmeldung zu verbinden, damit der organisatorische Rahmen besser geplant werden kann. Bei der Vorbereitung ist genau darauf zu achten, welches Ziel das Treffen hat. Für einen erfolgreichen Verlauf sollte geklärt werden, welche Informationen evtl. im Vorfeld noch einzuholen sind, um eine Entscheidung gut vorzubereiten, wer ins Thema einführt und ob ggf. ein Input von außen hilfreich oder notwendig ist.

Empfehlenswert ist außerdem, für die Gesprächsleitung eine/n externe/n Moderator/in zu gewinnen. So können sich alle aus der Gruppe in die Diskussion einbringen. Eine fachkompetente Moderation sorgt außerdem mit geeigneten Methoden für eine zielführende Diskussion und kann möglichem Konfliktpotential professionell begegnen.

Auch hier braucht es ein gutes Protokoll, in dem die Ergebnisse des Treffens festgehalten sind.

Grundsätzlich sollten alle Beschlüsse schriftlich fixiert und zum besseren Überblick in einem extra Buch oder Ordner vermerkt bzw. abgeheftet werden. Das gilt nicht nur für Entscheidungen, die auf speziellen Treffen verhandelt werden, sondern auch für weitreichende Beschlüsse, die im Rahmen der regulären Ladensitzung getroffen werden. Neben dem Datum der Entscheidung sollte auf jeden Fall auch der Zeitraum für die Gültigkeit der Beschlüsse festgelegt und dann vermerkt werden.

Spezielle Treffen oder Workshops dienen nicht nur der intensiven Beschäftigung mit einem bestimmten Thema, sondern fördern auch das Gruppenklima. Deshalb bitte auch hier für eine angenehme Arbeitsatmosphäre und Zeit für informellen Austausch sorgen.

Quelle

Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 7 “Ladenorganisation”.

Zum Weiterarbeiten

2019_WL-DV_Checkliste zur Vorbereitung einer Ladensitzung.docx 2019_WL-DV_Checkliste zur Vorbereitung einer Ladensitzung.pdf 2019_WL-DV_Inhaltliche Planung einer Ladensitzung.docx 2019_WL-DV_Inhaltliche Planung einer Ladensitzung.pdf 2019_WL-DV_Vorlage Protokoll Ladensitzung.docx 2019_WL-DV_Vorlage Protokoll Ladensitzung.pdf 2019_WL-DV_Vorlage Tagesordnung Ladensitzung.docx 2019_WL-DV_Vorlage Tagesordnung Ladensitzung.pdf